Informační memorandum ke zpracování osobních údajů
Informace o plnění smluv a zpracování osobních údajů pro účastníky exekučních řízení a osoby dotčené exekučním řízením či další činností soudního exekutora.
Dne 25. května 2018 nabylo účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679, ze dne 27.4.2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen GDPR), které zavádí nové prostředky ochrany osobních údajů. Osobní údaje lze po 25.5.2018 zpracovávat jen na podkladě stanovených zákonných titulů a pro stanovené účely. V souvislosti s přijetím GDPR informuje tímto dle č.l. 12,13,14 GDPR správce osobních údajů o zpracování a ochraně osobních údajů.
Totožnost a kontaktní údaje správce osobních údajů
JUDr.Jan Paraska, soudní exekutor, Exekutorský úřad Most, Jaroslava Seiferta 2159/7, Most, 434 01.
Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů
Pověřence pro ochranu osobních údajů je možné kontaktovat prostřednictvím e-mailu na adrese: poverenec@exekucemost.czTento kontakt využívejte, prosím, pro jakékoliv dotazy týkající se informací ohledně způsobu zpracování údajů a pro žádosti týkající se uplatnění Vašich práv v souvislosti s ochranou osobních údajů.
Zpracovávané osobní údaje a jejich získávání
U oprávněných fyzických osob a fyzických osob v postavení jejich zástupců zpracováváme:
• pouze osobní údaje, které nám samy dobrovolně poskytnou při podání exekučního návrhu anebo dále dle potřeby na vyžádání soudního exekutora
• údaje o aktuální doručovací adrese, které zjišťujeme z veřejně dostupných seznamů a rejstříků; jiné osobní údaje o oprávněných fyzických osobách a jejich zástupcích nezískáváme a ani nezpracováváme
U povinných fyzických osob zpracováváme osobní údaje ve větší míře:
• jméno a příjmení
• datum narození a rodné číslo
• kontaktní údaje (trvalý pobyt, kontaktní adresa, telefon, e-mail)
• pohlaví, rodinný stav
• zdravotní pojišťovnu, kategorii zdravotního pojištění
• v případě zaměstnaneckého poměru zaměstnavatele (sídlo, IČ)
• údaje o majetku – bankovní účty; spoření; penzijní připojištění; vlastnictví: motorového vozidla, plavidla, cenných papírů, jiných movitých věcí; existence: pohledávek, jiných majetkových, autorských či průmyslových práv, patentů a ochranných známek ad.
• údaje o nemovitém a movitém majetku
• IČ a sídlo podnikání u fyzických osob podnikatelů, DIČ
• případné příjmy a jejich výše
• jiné osobní údaje nezbytné k výkonu exekuční a další činnosti
Osobní údaje povinných získává správce: 1. z veřejných seznamů a rejstříků: katastr nemovitostí, živnostenský rejstřík, veřejný rejstřík, insolvenční rejstřík, rejstřík ochranných známek apod.; 2. z neveřejných seznamů a rejstříků např. z Agendového informačního systému evidence obyvatel či cizinců; 3. součinností třetích osob dle § 33 a násl. zákona č. 120/2001 Sb. exekuční řád (dále jen e.ř.) např. bankovní ústavy, finanční úřady, pojišťovny apod.; 4. svou úřední činností: vyhledání osobních údajů z jiných veřejně dostupných zdrojů, vyhledávání povinných vykonavatelem soudního exekutora; 5. od oprávněných osob či od dalších výše neuvedených osob, které je správci samy dobrovolně poskytnou.
U zástupců povinných zpracováváme pouze
• dobrovolně poskytnuté či vyžádané osobní údaje
• údaje o aktuální doručovací adrese z veřejně dostupných seznamů a rejstříků (seznam advokátů vedený ČAK apod.)
Osobní údaje ostatních fyzických osob (zejména zaměstnavatelů) získává správce z veřejných seznamů a rejstříků, případně na základě dobrovolného poskytnutí údajů. Tyto osobní údaje zpracovává správce pouze pro výkon exekuční a další činnosti soudního exekutora.
Osobní údaje uchazečů o zaměstnání jsou zpracovávány pouze pro účely možnosti zaměstnání uchazečů a je tak vyloučeno jejich jiné užití.
Účel zpracování osobních údajů povinných fyzických osob
Účelem je zejména výkon exekuční činnosti a další činnosti exekutora:
• výkon exekučních titulů na peněžitá i nepeněžitá plnění;
• sepisování exekutorských zápisů a jiných veřejných listin;
• vydávání exekuční příkazů a zřizování zástavního práva;
• přijímání věcí, listin a peněz do úschovy;
• provádění dražeb movitých i nemovitých věcí;
• doručování listin a provádění autorizované konverze dokumentů;
V některých případech také správce zpracovává osobní údaje za účelem splnění zákonných povinností v souvislosti s bojem proti praní špinavých peněz, předcházení terorismu či vyšetřování a vedení soudních sporů. Osobní údaje uchovává správce jen dokud trvá některý z výše uvedených účelů zpracování a následně jen po dobu, za podmínek a v souladu s příslušnými právními předpisy.
Právní základ zpracování osobních údajů
Základem zpracování osobních údajů je zákonná povinnost vedení exekuce (§ 46 e.ř.) a výkon veřejné moci.
U další činnosti exekutora ( § 74 e.ř.) je základem pro zpracování uzavření a následné plnění smlouvy o výkonu další činnosti.
Veškeré osobní údaje fyzických osob zpracovává správce, protože:
• je to nezbytné k plnění zákonné povinnosti,
• je to nezbytné pro výkon exekuční a další činnosti,
• mu tyto údaje poskytly dobrovolně samy fyzické osoby.
Výkon exekuční a další činnosti exekutora je zákonnou povinností soudního exekutora a ten k výkonu této činnosti nepotřebuje souhlas dotčené osoby.
Kategorie příjemců osobních údajů
Osobní údaje povinných fyzických osob může správce poskytnout:
• orgánům, ke kterým má povinnost poskytovat osobní údaje, např. dohledové orgány MSpČR, EKČR, soudy a orgány činné v trestním řízení
• orgánům a osobám, které jsou ze zákona povinny poskytnout součinnost součinnost soudnímu exekutorovi dle § 33 e.ř. •pro plnění povinnosti vyplývajících z podnikatelského oprávnění např. finanční úřad, zdravotní pojišťovna, správa sociálního zabezpečení; rejstříkům (Centrální evidence exekucí, Rejstřík zahájených exekucí); jiným subjektům v souladu s příslušnými právními předpisy.
Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje Subjektu údajů do třetí země, mezinárodní organizaci nebo jiným, než výše uvedeným třetím osobám.
Zpracování a ochrana Vašich osobních údajů
Zpracování osobních údajů provádí správce, jeho pověření zaměstnanci, případně zpracovatel na základě pokynů správce, a to v sídle správce nebo zpracovatelem v místě jeho sídla. Zpracování osobních údajů se provádí jednak elektronicky prostřednictvím prostředků výpočetní techniky nebo fyzicky v listinné podobě, a to při dodržení zásad bezpečnosti pro správu a zpracování osobních údajů. Všechny subjekty, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny, byly poučeny o právu subjektů na ochranu osobních údajů.
Pro zajištění bezpečnosti a důvěrnosti Vašich osobních údajů, která je pro nás mimořádně důležitá, jsme přijali a využíváme organizační, technická a bezpečnostní opatření zejména před neoprávněným přístupem k údajům a jejich zneužitím, zajištění bezpečnosti našich IT systémů i obnovu dat v případě vzniku bezpečnostního incidentu. V odůvodněných případech využíváme na ochranu Vašich osobních údajů rovněž šifrování. Pravidelně kontrolujeme bezpečnostní postupy s přihlédnutím k nejnovějším technologiím a aktualizovaným postupům. Navzdory veškerým snahám však nelze žádná bezpečností opatření považovat za dokonalá a neproniknutelná. Všechna nastolená opatření tedy pravidelně vyhodnocujeme a aktualizujeme.
Provádění zásadních změn
S ohledem na změnu legislativy nebo našich interních postupů můžeme tento dokument upravit. Pokud bychom provedli jakékoliv zásadní změny v získávání a zpracovávání Vašich osobních údajů, okamžitě na to upozorníme na našich webových stránkách.
Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu vedení exekučního řízení nebo výkonu další činnosti příp. v interních předpisech správce. Po jejich skočení jsou osobní údaje archivovány po dobu určenou v příslušných právních předpisech (účetní a daňové předpisy, občanský soudní řád, e.ř. a stavovské předpisy). Po uběhnutí stanovených lhůt jsou osobní údaje likvidovány.
Poučení o právech
- právo na jasné, transparentní a srozumitelné informace o způsobech použití
- právo na přístup k osobním údajům a právo na poskytnutí upřesňujících informací o konkrétním subjektu údajů
- právo na opravu nesprávných či neúplných osobních údajů
- právo na vymazání osobních údajů vzniká především z důvodu:
a) nepotřebnosti těchto údajů;
b) opadnutí právní povinnosti;
c) protiprávnosti zpracování osobních údajů;
d) oprávněně vznesené námitky subjektem údajů;
e) nutnosti smazat osobní údaje na základě jiného právního předpisu.
„Právo být zapomenut“ – umožňuje požádat o smazání nebo odstranění osobních údajů tam, kde neexistuje žádný důvod, proč by je měl správce dále zpracovávat. Nejde o absolutní právo na výmaz. Pořád může být právo nebo povinnost uchovávat údaje, například v případech, kde má správce zákonnou povinnost tak činit či má jiný platný důvod k jejich uchování.
• právo na omezení zpracování (neplatí však pro exekuční činnost) z důvodu:
a) nesprávnosti osobních údajů do doby, než bude ověřena jejich správnost;
b) protizákonného zpracování;
- právo podat námitky proti zpracování Vašich osobních údajů v případě, že jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu nebo pro účely našich oprávněných zájmů
- právo získat své osobní údaje a převést je k jinému poskytovateli služeb (neplatí pro exekuční činnost)
- právo podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, PSČ: 170 00, Praha 7, ID datové schránky: qkbaa2n
- právo na přístup spočívající v oprávnění bezplatně získat osobní údaje, které správce zpracovává, a to s právem správce účtovat přiměřený poplatek na pokrytí administrativních nákladů na poskytování osobních údajů pro zjevně neopodstatněné nebo nadměrné či opakované požadavky.
Ve výše uvedených případech může správce při naplnění dalších podmínek odmítnout žádost. Žádost může správce odmítnout i v případě, že není ověřena totožnost žádající osoby. V případě, že nám pošlete žádost o zaslání údajů, které o Vás zpracováváme, odpovíme hned, jak to bude možné. Obecně to bude do jednoho měsíce od okamžiku, kdy obdržíme Vaši žádost a úspěšně Vás identifikujeme, pokud by to mělo trvat déle, např. zejména s ohledem na množství zpracovávaných informací, budeme Vás o tom informovat. U každé žádosti je nutné ověřit Vaši totožnost, především pak u žádostí týkajících se zvláštní kategorie osobních údajů.
K čemu můžete žádat přístup?
Můžete požádat o potvrzení, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávány a o kopie papírových a elektronických záznamů o Vás, které držíme, sdílíme nebo používáme. Abychom se mohli zabývat Vaší žádostí, můžeme Vás požádat o prokázání totožnosti a další informace od Vás, které jsou nezbytně nutné k vyhledání Vámi požadovaných osobních údajů.
Kdy nemáte právo na přístup?
Můžeme Vám poskytnout pouze Vaše osobní údaje, nikoliv osobní údaje o jiné osobě. V případech, kde by poskytnutí údajů negativně ovlivnilo práva jiné osoby, můžeme přístup odmítnout. Rovněž tak můžeme učinit z důvodů právní ochrany. Specifikujte prosím v žádosti o přístup ty osobní údaje, které požadujete. Na nejasné a neurčité žádosti nebude brán zřetel.
Máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají, a to bez zbytečného odkladu. Pokud nám sdělíte, že osobní údaje, které o Vás uchováváme, jsou nesprávné, přezkoumáme je, a v případě chyby naše záznamy neprodleně opravíme. Máte zároveň právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i prostřednictvím dodatečného prohlášení. V případě, že došlo k opravě Vašich údajů, máme povinnost upozornit všechny třetí strany, kterým můžeme Vaše osobní údaje poskytnout. K tomu přijmeme všechna přiměřená opatření, ale pokud by to nebylo možné nebo by to vyžadovalo neúčelné a nepřiměřené úsilí, může se stát, že provedení opravy osobních údajů z jejich strany nebudeme schopni zajistit.
Obecně Vám poskytneme osobní údaje, které o Vás držíme nebo podnikneme potřebné kroky k opravě nepřesných údajů, pokud nás o to písemně požádáte.
Vymazání údajů
S výhradou zmíněnou níže, máte právo na vymazání Vašich osobních údajů a zabránění jejich zpracování v případech, kdy:
• osobní údaje již nejsou nezbytné pro účely, pro které byly původně shromažďovány/zpracovány;
• zpracovává správce osobní údaje v rozporu se zákony na ochranu osobních údajů;
• osobní údaje musí být smazány, aby byly splněny zákonné povinnosti. Právo na výmaz se neaplikuje v případech, kdy jsou data zpracovávaná pro určité specifické důvody včetně případů, kdy je zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Pokud jsme poskytli osobní údaje, které chcete vymazat, třetím osobám, musíme je informovat o Vaší žádosti o vymazání, aby mohly předmětné osobní údaje vymazat. Přijmeme k tomu všechny přiměřené kroky, ne vždy to však může být možné, nebo to může vyžadovat nepřiměřené úsilí. Může se také stát, že příjemce není povinen/schopen vymazat Vaše osobní údaje.
Práva týkající se automatizovaného rozhodování a profilování
Máte právo nepodléhat rozhodnutí založenému výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní následky nebo podobně významné účinky. JUDr. Jan Paraska, soudní exekutor nepoužívá technologii, která by byla založena výhradně na automatizovaném rozhodování. Ve všech případech je pro konečné rozhodnutí v konkrétním případě potřeba lidský zásah. Máte-li pocit, že ve Vašem případě došlo k pochybení, požádejte o manuální překontrolování.
Další pomoc
V případě dalších otázek ohledně zpracování Vašich osobních údajů či poskytnutí související pomoci, se obraťte na odpovědnou osobu pro oblast ochrany osobních údajů, a to emailem na poverenec@gdpr.cz
Slovník
Automatizované individuální rozhodování zahrnuje rozhodnutí dosažená počítačovou analýzou, včetně profilování, bez přezkumu nebo kontroly člověkem, a to na základě toho, zda poskytnuté informace odpovídají předem definovaným kritériím pro přijetí. (Takový způsob rozhodování není JUDr. Janem Paraskou, soudním exekutorem používán)
Osobní údaj je jakákoliv informace vztahující se k osobě, která může být na základě této informace přímo nebo nepřímo identifikována.
Zpracováním se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Profilování je jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejího pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa pobytu nebo pohybu. Profilování není JUDr. Janem Paraskou, soudním exekutorem používáno. Zvláštní kategorie osobních údajů jsou typy osobních údajů, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a genetické údaje, biometrické údaje, údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby. Takové údaje nejsou JUDr. Janem Paraskou, soudním exekutorem získávány ani zpracovávány.
JUDr. Jan Paraska, soudní exekutor prohlašuje, že veškeré získané a zpracované osobní údaje subjektů údajů jsou používány výhradně k výkonu exekuční činnosti či další činnosti exekutora a s tím souvisí jistá omezení práv subjektu údajů. Použití osobních údajů k jiným účelům (přímý či nepřímý marketing, jejich přenos, prodej apod.) je vyloučeno a veškeré získané osobní údaje jsou a budou zpracovávány v souladu se zásadami ochrany osobních údajů GDPR.